Guida alla partecipazione alle fiere internazionali

Guida alla partecipazione alle fiere internazionali: finanziamenti, strategie e servizi personalizzati

Il settore fieristico globale ha registrato una crescita significativa nel 2024, raggiungendo i livelli pre-pandemia, con previsioni di incremento annuo del 7% dal 2024 al 2032. Questo trend positivo porterà il mercato fieristico a un valore di 69 miliardi di dollari entro il 2032, come evidenziato dall’UFI Global Exhibition Barometer. In Italia, le fiere hanno attratto circa 18 milioni di operatori nel 2024, con un incremento del 6,1% rispetto all’anno precedente. Oltre 1,3 milioni di questi provenivano dall’estero, a dimostrazione del ruolo strategico delle fiere italiane nel contesto internazionale.

Questi dati sottolineano l’importanza delle fiere, sia a livello nazionale che internazionale, per le aziende che desiderano espandere il proprio mercato e consolidare relazioni. Tuttavia, una pianificazione accurata è essenziale per ottenere un ritorno sugli investimenti significativo.

Finanziamenti per fiere: i bandi di finanziamento

La partecipazione a fiere internazionali comporta costi importanti, tra cui iscrizione, affitto spazi, allestimento, trasporti e promozione. Fortunatamente, diverse Camere di Commercio e enti pubblici offrono bandi di finanziamento che coprono una parte delle spese, con contributi che variano dal 30% al 70% delle spese ammissibili. I finanziamenti possono coprire:

Costi di affitto dell’area espositiva
Spese di allestimento dello stand
Costi di trasporto e logistica
Attività promozionali legate alla fiera

Ad esempio la Camera di Commercio della Romagna ha appena lanciato un “Bando di concessione di contributi per la partecipazione a eventi fieristici – Anno 2025” (chiuso in anticipo a Febbraio). Recentemente, la Camera di Commercio di Cremona ha aperto un bando, offrendo contributi a fondo perduto fino al 25% delle spese ammissibili.

Per non perdere le opportunità di finanziamento, è fondamentale monitorare regolarmente i bandi pubblicati e verificare la documentazione necessaria per partecipare. Inoltre, spesso, questi sono bandi “a sportello” e i fondi si esauriscono già nella prima giornata di apertura: per questo motivo consigliamo di preparare la documentazione in anticipo.

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Come partecipare a fiere internazionali

Partecipare a una fiera non significa solo progettare e allestire uno stand, ma richiede una visione strategica complessiva che tenga conto di diversi aspetti:

Definizione degli obiettivi: ogni partecipazione deve essere in linea con obiettivi aziendali chiari, come l’acquisizione di nuovi clienti, il rafforzamento del brand o l’introduzione di nuovi prodotti sul mercato. Essere presenti a una fiera deve servire a uno scopo preciso, e tutte le attività devono essere finalizzate al raggiungimento di questi obiettivi.
Conoscenza del target: ogni fiera ha un pubblico diverso, e lo stand deve essere progettato per attrarre il giusto target. Un evento B2B avrà esigenze diverse rispetto a una fiera orientata al consumatore finale. La segmentazione del pubblico permette di differenziare l’approccio e adattare la proposta in base alle aspettative dei visitatori.
Design dello stand funzionale: Lo stand non deve essere solo estetico, ma anche funzionale. Deve essere pensato per facilitare l’interazione con i visitatori e offrire un’esperienza coinvolgente. La scelta dei materiali e la disposizione devono essere in sintonia con il tipo di pubblico e gli obiettivi dell’azienda.
Utilizzo di tecnologie innovative: la realtà aumentata, la realtà virtuale e altre soluzioni interattive sono strumenti sempre più utilizzati per rendere l’esperienza fieristica unica. Questi strumenti possono attrarre l’attenzione del pubblico, stimolare l’interazione e creare un impatto memorabile.
Strategie di engagement: attività come workshop, dimostrazioni live o presentazioni interattive sono fondamentali per coinvolgere i visitatori e creare un legame emotivo con il brand. È importante scegliere attività che siano in linea con l’immagine aziendale e che possano attrarre il pubblico specifico della fiera.
Comunicazione pre e post evento: la promozione prima dell’evento attraverso social media, email e altre piattaforme aiuta a stimolare l’interesse e aumentare la visibilità. Il follow-up post-fiera, invece, è essenziale per consolidare i contatti, rispondere a eventuali domande e trasformare le opportunità in relazioni commerciali durature.
Gadget e materiali promozionali personalizzati: i gadget devono essere utili, ben progettati e personalizzati in modo da rappresentare il brand in modo coerente. È importante che siano anche in sintonia con il tema della fiera, per rafforzare il messaggio e mantenere alta l’attenzione del pubblico.
Sostenibilità nell’allestimento e gestione dello stand: adottare pratiche sostenibili durante la partecipazione fieristica è fondamentale per ridurre l’impatto ambientale. Questo include l’uso di materiali riciclabili o riutilizzabili per l’allestimento, la scelta di fornitori locali per limitare le emissioni di trasporto, e l’adozione di tecnologie a basso consumo energetico. Inoltre, è importante promuovere iniziative green anche nei gadget e materiali promozionali, optando per soluzioni eco-friendly che possano contribuire a un’esperienza fieristica più consapevole e responsabile.

In sintesi, una fiera è molto più di un semplice evento: è una piattaforma strategica che richiede pianificazione, conoscenza del pubblico e una gestione oculata di ogni dettaglio per ottenere un ritorno significativo sugli investimenti.

Case History ACX: La nostra esperienza all’MBE con BMW

Un esempio concreto di ottimizzazione è la nostra esperienza all’MBE con BMW, dove abbiamo gestito ogni aspetto, dall’allestimento dello stand alle attività di engagement, fino alla gestione dei contatti post-evento. Questo approccio ci ha permesso di massimizzare il ritorno sull’investimento.

Gadget personalizzati fiere, low cost high impact

Anche idee low cost possono risultare vincenti quando sono pensate per creare un’esperienza unica e coinvolgente. Per la nostra partecipazione al WOBI (World of Business Forum), abbiamo scelto di puntare su un gadget semplice ma altamente personalizzabile: braccialetti artigianali, creati sul momento per i partecipanti. Questa attività non solo offre un prodotto esclusivo, ma invita i visitatori a interagire attivamente con il nostro stand, creando un legame emotivo e memorabile. Grazie a questa iniziativa, abbiamo attratto molti visitatori e abbiamo instaurato contatti utili, con cui stiamo già dialogando per possibili progetti futuri.

Inviti alle Fiere: soluzioni personalizzate e VIP

Un elemento cruciale nella partecipazione alle fiere è l’invito ai propri clienti. Oltre a offrire biglietti d’ingresso gratuiti o scontati, è fondamentale pensare a come rendere la loro esperienza ancora più esclusiva e vantaggiosa. Ecco alcuni suggerimenti:

Inviti personalizzati: inviare inviti mirati e formali ai clienti più importanti, includendo dettagli chiari (data, luogo, programma della fiera) e biglietti d’ingresso.
Servizi di trasporto e logistica: offrire un servizio di trasporto dedicato o fornire informazioni sui mezzi migliori per raggiungere la fiera. Quando possibile, organizzare navette dirette verso il luogo dell’evento.
Accoglienza VIP: creare un’area esclusiva per i clienti più importanti, dove possano godere di trattamenti speciali, come accesso anticipato alla fiera o inviti a eventi privati durante la manifestazione.
Follow-up post-fiera: è essenziale contattare i clienti dopo l’evento per ringraziarli della visita e approfondire le opportunità di collaborazione.

Invitare i clienti alle fiere rappresenta un’occasione unica per consolidare il rapporto e offrire loro un’esperienza su misura. I servizi elencati sono essenziali per rendere l’esperienza ancora più vantaggiosa.

Partecipare a fiere è un’opportunità imperdibile per rafforzare la visibilità e le relazioni aziendali, ma una pianificazione strategica è fondamentale per ottenere risultati concreti. Dalla gestione dei finanziamenti e delle attività di engagement all’offerta di inviti esclusivi, ogni dettaglio contribuisce a un’esperienza unica per i clienti.

Contattaci per scoprire come possiamo supportarti nella pianificazione e gestione della tua partecipazione a fiere, personalizzando l’esperienza per te e per i tuoi clienti! Come partner di IEG (Italian Exhibition Group), gestiamo la logistica completa dei buyer in tutte le fiere organizzate dal gruppo. Offriamo supporto nella registrazione, nei trasporti, nelle sistemazioni e nell’accoglienza personalizzata, garantendo alle aziende una partecipazione ottimale. Inoltre, grazie alla nostra esperienza nel settore fieristico, possiamo supportare la presenza delle aziende alla fiera a 360 gradi, aiutandole a massimizzare ogni aspetto dell’esperienza, dall’allestimento dello stand alla gestione delle attività in fiera. In questo modo, i nostri clienti possono concentrarsi sui loro obiettivi strategici, lasciando a noi la gestione della logistica.

Fonti

UFI Global Exhibition Barometer (2024).
Camera di Commercio della Romagna, Finanziamenti per le PMI.
Camera di Commercio di Cremona, Bando per la partecipazione alle fiere internazionali.
Istat, “Fiere in Italia: Trend e Analisi” (2024).

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