Guida completa agli eventi istituzionali: cosa sono e come organizzarli

Guida completa agli eventi istituzionali: cosa sono e come organizzarli

Gli eventi istituzionali rappresentano un momento chiave per costruire relazioni diplomatiche, rafforzare la cooperazione e promuovere iniziative di alto profilo. Soprattutto nel contesto europeo, rivestono un ruolo fondamentale nel dialogo tra Stati membri e nell’elaborazione di politiche comunitarie. 

Cosa sono gli eventi istituzionali?

Gli eventi istituzionali sono incontri formali organizzati da enti pubblici, organizzazioni private o internazionali per rappresentare valori, obiettivi e messaggi di rilevanza istituzionale. Questi eventi mirano a rafforzare la comunicazione ufficiale, celebrare ricorrenze, avviare collaborazioni o discutere tematiche di interesse pubblico.

Tipologie di eventi istituzionali:

  1. Eventi celebrativi: Inaugurazioni, anniversari e commemorazioni.
  2. Eventi governativi: Conferenze stampa, summit politici, incontri bilaterali.
  3. Eventi internazionali: Forum multilaterali, congressi globali, cerimonie diplomatiche.
  4. Riunioni istituzionali: Assemblee, consigli, incontri tra rappresentanti ufficiali.
  5. Eventi socio-economici: Tavole rotonde, convegni su politiche pubbliche, forum economici.

Come organizzare un evento istituzionale

L’organizzazione di un evento istituzionale richiede una pianificazione impeccabile e competenze specifiche. Ecco i passaggi fondamentali per un risultato di successo:

1. Aggiudicarsi il progetto

Per le agenzie, la prima sfida è assicurarsi l’incarico, spesso tramite bandi pubblici o gare d’appalto.

I punti chiave includono:

  • Monitorare le opportunità: utilizzare piattaforme dedicate per individuare bandi e richieste di offerta pertinenti. In ambito europeo, ad esempio, il “TED” (Tenders Electronic Daily) e l’EU Funding & Tenders Portal sono i portali di riferimento.
  • Rispetto delle normative: assicurarsi di soddisfare i requisiti legali, amministrativi e di capacità tecnico-professionale previsti dal bando.
  • Preparazione dell’offerta: presentare una proposta dettagliata che includa una descrizione tecnica, il piano progettuale e i relativi costi.
  • Focalizzazione sulla qualità: sottolineare l’esperienza dell’agenzia, le referenze e i servizi personalizzati offerti.

Una volta acquisito il cliente, l’agenzia si pone come partner strategico, supportandolo in ogni fase dell’organizzazione.

2. Pianificazione e gestione dell’evento

Una volta ottenuto l’incarico, bisogna concentrarsi su:

  • Definire obiettivi chiari: comprendere gli obiettivi, il messaggio da comunicare e il pubblico target è fondamentale per realizzare un evento su misura che integri aspetti logistici, tecnici e comunicativi. 
  • Organizzare la segreteria: gestire inviti, accrediti, ospitalità e supporto ai partecipanti.
  • Coordinare la logistica: realizzare materiali di comunicazione in supporto all’evento, selezionare e gestire il catering, ingaggiare interpreti per eventuali traduzioni simultanee e coordinare tutti i fornitori. 
  • Curare il cerimoniale: assicurarsi che il protocollo sia rispettato, coordinando ogni dettaglio del programma ufficiale.

3. Esecuzione e follow-up

Durante e dopo l’evento, l’agenzia ha un ruolo operativo cruciale:

  • Supervisione delle attività: garantire che tutto proceda secondo la scaletta e risolvere eventuali imprevisti.
  • Facilitare le relazioni: agevolare l’interazione tra il cliente, i partecipanti e gli stakeholder presenti, inclusi rappresentanti di istituzioni europee.
  • Analizzare i risultati: raccogliere impressioni e dati per valutare il successo dell’evento e migliorare le future collaborazioni.

La 132ª Sessione del Comitato dei Ministri

In soli due giorni di programmazione, su due sedi prestigiose, con 350 partecipanti e 46 Ministri degli Esteri, abbiamo avuto l’onore di gestire l’evento più importante del Semestre di Presidenza italiana del Comitato dei Ministri del Consiglio d’Europa.

L’evento ha visto la partecipazione di delegati provenienti da tutti i Paesi membri e osservatori del Consiglio d’Europa, tra cui i Ministri degli Esteri degli Stati membri. La sua organizzazione ha richiesto un’attenzione impeccabile a ogni dettaglio, dalla logistica alla segreteria organizzativa, fino al rigoroso rispetto dei protocolli diplomatici.

Scopri di più 

Glossario degli eventi istituzionali

Per muoversi con competenza nel settore, è utile conoscere questi termini:

  • Accrediti: autorizzazioni formali per partecipare a un evento, riservate spesso a media e delegati.
  • Cerimoniale: regole e protocolli che definiscono lo svolgimento formale dell’evento.
  • Congresso: evento su larga scala per la condivisione di conoscenze o decisioni ufficiali.
  • Convegno: incontro dedicato alla discussione di tematiche specifiche.
  • Delegazione: gruppo di rappresentanti ufficiali di un ente o Paese.
  • Protocollo: regole ufficiali che disciplinano i comportamenti durante un evento istituzionale.
  • Scaletta: sequenza temporale delle attività pianificate durante l’evento.
  • Segreteria organizzativa: team responsabile della gestione pratica e logistica dell’evento.
  • Summit: incontro tra leader o rappresentanti di alto livello per discutere temi di rilevanza globale.
  • Workshop: sessione interattiva per approfondire un argomento specifico.

Focus sul cerimoniale

Il cerimoniale è il cuore degli eventi istituzionali. Garantisce il rispetto delle gerarchie, delle tradizioni e dei simbolismi. Alcuni esempi:

  • Inaugurazioni: durante l’apertura di un edificio pubblico, il cerimoniale potrebbe prevedere il taglio del nastro da parte di un rappresentante ufficiale, accompagnato da un discorso inaugurale e dalla presenza di autorità locali.
  • Commemorazioni: per celebrare anniversari o eventi storici, il cerimoniale può includere la deposizione di una corona di fiori, momenti di silenzio e interventi di personalità di rilievo.
  • Conferimenti di onorificenze: gli eventi istituzionali spesso prevedono cerimonie per assegnare premi o riconoscimenti, con un protocollo che stabilisce l’ordine delle consegne e i discorsi ufficiali.
  • Cerimonie diplomatiche: questi eventi richiedono un rigoroso rispetto del protocollo, come la disposizione dei posti secondo il rango delle personalità presenti, lo scambio di doni simbolici e i discorsi ufficiali tradotti in più lingue. Molti di questi momenti avvengono nel contesto europeo, come nel caso delle cerimonie organizzate dall’Unione Europea per celebrare nuovi trattati o per accogliere nuovi stati membri.

Organizzare eventi istituzionali significa combinare precisione, creatività e competenze trasversali. Noi di ACX curiamo ogni dettaglio per trasformare la tua visione in realtà.

Se stai cercando un partner per partecipare a una gara d’appalto o per organizzare un evento istituzionale, siamo pronti a offrirti il nostro supporto e condividere la nostra esperienza.

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