Nonostante ogni bravo event planner abbia diverse location di fiducia, selezionate in base alle esperienze positive e negative avute nel corso degli anni, non è raro di dover trovare nuove sistemazioni per congressi in aree geografiche con cui abbiamo meno confidenza.

Quali sono i criteri di scelta della nostra location?

  • Le esigenze del cliente: quanti congressisti stima parteciperanno, servono più sale per incontri che si svolgeranno in contemporanea o un’unica sala per eventi in plenaria, una sessione poster (cartacei?), dotazioni multimediali, evento di un giorno o più, catering particolari, ecc.
  • Il target cui il congresso si rivolge: dottorandi e studenti, associazioni amatoriali, professionisti oppure luminari e “vip”. Più si sale di “categoria” più le aspettative degli ospiti saranno alte, così come le loro necessità (ad esempio di connessione con la propria equipe lavorativa). Analogamente la provenienza: locale, nazionale, internazionale… come li porto tutti nella location?
  • I “plus” desiderati dal cliente: aree relax, piscina o campi sportivi, vicinanza a particolari siti legati al tema dell’evento o a possibili uscite culturali, presenza di postazioni all’aperto per discutere tra una sessione e l’altra del congresso, quale suggestione si vuole dare agli invitati… e chi più ne ha più ne metta!

 

Questi sono gli elementi che ci consentono una prima scrematura, sulla carta, delle location in una determinata area geografica, grazie alla loro collocazione, alla vicinanza ad aeroporti e stazioni, al loro essere isolate o in centro città, alla loro capienza ecc. ecc.:

I primi canali di raccolta informazioni e di scelta

  1. Sito internet: un buon sito, con informazioni dettagliate, riferimenti specifici per noi organizzatori, molte immagini dei locali in allestimenti precedenti, dà un’impressione migliore della location. Inoltre, secondo un recente studio, quando sono le aziende a organizzare da sé l’evento, le assistenti di direzione effettuano la loro scelta su internet: consultano il sito dell’hotel e ne verificano la reputazione online. Una location che sta attenta a cosa desidera la sua clientela e a come intercettare i suoi possibili clienti, ci tiene alla propria reputazione online con molta probabilità ha una gestione attenta al customer care ed è quindi un buon partner anche per noi.
  2. Telefonata: la competenza e la disponibilità del personale devono emergere chiaramente dal primo contatto. Tutti all’interno di un’azienda devono essere in grado di rispondere alle nostre domande, allora saranno in grado di rispondere anche alle richieste degli ospiti.

Un partner in grado di anticipare le nostre esigenze, può diventare un tesoro prezioso in fase di preparazione del congresso. Se chi gestisce la location è in grado di offrire anche una consulenza specifica di come la sua location può rispondere al meglio alle esigenze e ai desiderata del nostro cliente, il nostro lavoro sarà sicuramente agevolato.

Già al telefono è quindi possibile farsi un’idea del “savoir faire” del nostro partner: indifferente, formale, disponibile ma non invadente, troppo intraprendente, ecc.

 

La parola definitiva: il sopralluogo

La vera cartina al tornasole è solo e unicamente il sopralluogo. Il 56% delle location viene scelta dopo 1 o 2 sopralluoghi.

Niente come i nostri stessi occhi, possono convincerci dell’adeguatezza o meno di una location, perché solo noi abbiamo il polso della situazione di come dovrà essere il nostro congresso. È chiaro che tale opzione è da riservarsi a una, massimo due location, che si sono distinte come le migliori tra tutte quelle analizzate e sentite. Mai fare la trottola!

Alcuni punti da concordare prima di andare dal nostro probabile partner:

    • Allestimento spazi: vuoti o allestiti? Se siamo architetti mancati, possiamo forse immaginare il nostro spazio come lo vorremmo, solo in base alle pareti e a una cartina… Altrimenti, vedere come hanno allestito i locali in un precedente congresso, ci può aiutare ad avere un’idea più chiara. Ad esempio: 500 posti a sedere dichiarati, possono rivelarsi una bufala se le sedie sono così vicine che i nostri ospiti staranno uno in braccio all’altro! Oppure se dovranno tenere le ginocchia in bocca!

 

  • Dinamiche dell’evento: occorre che tutti i punti toccati dal flusso dei congressisti siano accessibili durante il sopralluogo. È importante poter capire come sono posizionati i nostri spazi relativamente tra loro, quanto il coffe break è vicino, dov’è il catering, il punto di registrazione ecc.

 

Se il coffe break è allestito su una suggestiva terrazza-attico, sicuramente fa molto più colpo, ma se ci vogliono 10’ prima che tutti gli ospiti l’abbiamo raggiunta e altrettanti prima che siano rientrati in sala, devo fare i conti con i tempi e capire se riesco a inserire un intervallo di 40’ nella sessione mattutina. Non è che poi, per finire, il pranzo slitta alle 14.30 e ci sballiamo tutto il programma?

  • Richieste speciali: vanno chiarite fin da subito, per comprendere la flessibilità e le possibilità della nostra location. Il nostro congresso è dedicato agli sport paraolimpici? Ci saranno delle particolari richieste di accessibilità: è un convegno promosso dalle associazioni di celiaci? Allora dovranno essere garantiti alcuni standard inderogabili nel catering. È il raduno di alcolisti anonimi? Occorre far sparire tutti gli alcolici e il partner deve essere disposto ad accettare un elenco di alias al posto dei veri nominativi, ecc. ecc.

Una volta che è tutto chiarito, il sopralluogo sarà davvero il passo più utile per scegliere la nostra location: vederne la raggiungibilità, viverne le atmosfere, verificare la logistica degli spazi, comprendere la disponibilità del personale verso i clienti, immaginare come sarà il nostro congresso se si svolgerà lì.

E a questo punto il gioco è fatto!