Abbiamo già accennato di come la gestione delle nostre attività può diventare un problema soverchiante, soprattutto per chi organizza eventi. Abbiamo affrontato il primo passo del time management: comprendere come distinguere le priorità dalle emergenze (Vedi qui).

Oggi ci concentriamo su altre due paroline magiche:

efficienza ed efficacia

in questo caso non si tratta di un duello perché servono entrambe per la realizzazione dei miei progetti. Si tratta di aggiustare il tiro.

Cos’è l’efficienza?

È il rapporto che c’è tra il risultato ottenuto e le risorse utilizzate per ottenerlo.

Ad esempio: un’auto che fa 6 km con 1 litro di carburante senza dubbio è meno efficiente di un’altra che con lo stesso litro ne fa 15!

Nel nostro immaginario lavorativo è efficiente l’impiegato con otto braccia, cui ogni giorno metti 100 pratiche sulla scrivania e riesce a finire tutto nonostante due ore di front-office, 200 email e 50 telefonate… E magari è andato anche al briefing del mattino!

Cos’è l’efficacia?

È la capacità di raggiungere un obiettivo prefissato, nei tempi previsti. L’obiettivo può essere anche a lungo termine, strategico.

Più facile da scrivere, meno da realizzare!

Aggiustiamo il tiro

Chiaramente il top è raggiungere tutti i propri obiettivi in tempo e con il minimo sforzo, questo ci permette di avere clienti e dipendenti soddisfatti e nel tempo non perso si può sempre fare sviluppo!

Al che direte: “Ti piace vincere facile! Peccato che non è mai così!”

Vero! Ecco quindi due piccole dritte per iniziare qualche cambiamento:

 

  • Ragionare per obiettivi

 

L’efficienza può essere “cieca”, non bada alle strategie, solo a portare a termine tutte le attività, nel modo più adeguato per risparmiare tempo e fatica. Ma chi decide cosa fare e cosa no? Occorre la capacità di pianificare con efficacia le attività da fare, perché di miriadi di azioni che chiedono ogni giorno di essere svolte, non tutte sono quelle indispensabili al raggiungimento dei miei obiettivi.

In sintesi: ragionare efficacemente per poi agire efficientemente. Se fate il contrario rischiate di perdere un sacco di tempo!

 

  • Ragionare in modo dinamico

 

L’efficacia è un termine più qualitativo che quantitativo e come tale può avere un po’ la testa tra le nuvole. Se ho tre mesi per organizzare un evento, cosa faccio? Normalmente mi accontento di metterci tre mesi, non prestando particolare attenzione al modo in cui ci arrivo, purché il risultato sia bello!

Questo atteggiamento ha poco respiro: da un lato non invoglia a migliorarmi, dall’altro mi limita il numero di progetti di cui posso farmi carico contemporaneamente.

Invece, ogni azione organizzativa che compio deve trasformarsi in un processo, rispetto al quale analizzare pro e contro, ricercare continuamente possibili “upgrade”. Soprattutto è importante stare al passo con gli strumenti che le nuove tecnologie ci mettono a disposizione. Questo ci permetterà la volta dopo di sfruttare al meglio l’esperienza, riducendo i tempi di realizzazione delle attività e rendendo il nostro processo, non solo efficace, ma sempre più efficiente. E magari potremo permetterci qualche cliente in più!

alla scrivania