Chi sono gli stakeholders? Croce e delizia di ogni event planner: ecco 3 errori da non fare mai!

Per chi si affaccia al mondo dell’organizzazione di eventi e progetti, questa è una delle domande fondamentali cui dover trovare una risposta, ogni volta!

Già! Perché dovete sapere che per mettere in piedi un evento non basta essere persone “molto organizzate” e con una spiccata capacità di relazionarsi con gli altri, ma bisogna imparare a fare i conti con la grande incognita di ogni progetto: gli stakeholder! Occorre sviluppare l’abilità di riconoscerli e di “accontentarli tutti”.

Ma chi sono gli stakeholder del mio evento?

Letteralmente sono i “portatori d’interessi”, concretamente sono soggetti coinvolti direttamente dall’evento, i cui interessi possono essere toccati positivamente o negativamente dall’organizzazione, dallo svolgersi o dai risultati del nostro congresso.

In soldoni, sono tutti coloro che possono dire la loro sul nostro lavoro!

Sicuramente il primo stakeholder è il nostro cliente, ma è facilmente intuibile come non possa essere l’unico! Ogni evento coinvolge tantissime persone: sponsor, fornitori, front man, pubblico, ecc. Questa sicuramente è una delle parti più interessanti del nostro mestiere: tessere continuamente rapporti, entrare per un po’ nel mondo di altre persone. Ma non tutto è rose e fiori: ogni evento ha i suoi stakeholder e ogni volta vanno individuati, cercando di non dimenticare nessuno e di conciliare interessi spesso contrastanti.

Un bravo event planner si vede da questo: riuscire a leggere la realtà in cui nasce, si sviluppa e si svolgerà il suo progetto, capirne il contesto sociale e culturale e da qui saper consigliare al meglio il proprio cliente.

Ecco quindi 3 errori in cui non incorrere, per il bene del vostro evento

1… tanto sa tutto il cliente

Pura utopia! Per quanto il cliente sia l’esperto del settore, fare il project manager non è il suo lavoro, ma il vostro. Sarà lui a comunicarvi i principali stakeholder, ma non date per scontato che siano tutti lì.

2… l’importante è accontentare il capo

Una società comprende diverse persone che hanno potere decisionale. Non pensate che basti realizzare il prodotto che meglio corrisponde alle aspettative del “capo”, perché spesso dovrete relazionarvi per l’operatività del progetto con altre persone di sua fiducia. Quindi attenzione a tenere in alta considerazione anche le loro aspettative sull’evento…trascurarle è un boomerang!

3…se ci stiamo tutti, siamo a posto!

Talvolta pensiamo che la location sia solo una quesitone logistica e non ci preoccupiamo molto. Dopotutto anche il cliente più caparbio si arrende e rinuncia a una sala conferenze da 40 posti con visione sui faraglioni, se vuole invitare 1000 persone. Tuttavia non bisogna mai abbassare la guardia: non tutti i temi si possono trattare dappertutto. 

Ogni location è situata in un contesto ricco di particolari sensibilità e con un suo vissuto territoriale. Alcuni temi, a volte anche certi sponsor, possono far emergere criticità che devono essere previste. Talvolta può essere interessante rendere partecipi i “nostri” vicini fin dall’inizio per venire incontro alle loro richieste, creando ulteriore valore aggiunto all’evento, altre volte è semplicemente meglio  scegliere un’altra location.