Come organizzare un evento aziendale: 5 step per iniziare

Stai pensando a come organizzare un evento aziendale ma non sai da dove partire?

Prima di metterti all’opera e affrontare tutti gli step di organizzazione di un evento di successo devi prendere alcune decisioni per definire concept, obiettivi, target, budget e soprattutto partner da coinvolgere.

Ecco i 5 passi fondamentali da compiere prima di organizzare un evento aziendale di successo.

1. Raccogli informazioni per capire come organizzare un evento

Quando si vuole organizzare un evento spesso si passa dall’idea all’organizzazione. Per evitare di dover definire a posteriori decisioni importanti, con il rischio di rallentare il processo, il primo passo deve essere una ricerca interna.

Prima di buttarti nella pianificazione raccogli tutte le informazioni all’interno della tua azienda e allineati con i tuoi responsabili per decidere qual è l’obiettivo principale dell’evento.

2. Scrivi un brief sull’evento aziendale

Proprio come dopo una riunione di progettazione è il momento di mettere nero su bianco idee, obiettivi e desideri. Trasferisci tutte le info che hai raccolto e scrivi un brief di progetto dettagliato.

Più informazioni dai al tuo braccio operativo, che sia il tuo team o un’agenzia di organizzazione eventi, più il risultato sarà in linea con le tue aspettative.

Per aiutarti in questa fase segui questo modello:come-organizzare-un evento-brief-progetto-acx

3. Definisci valori, stile e tono di voce

Qual è la reason why del tuo evento? Per definirla cerca di trasferire tutti quelli che sono i valori aziendali e il tono di voce che ti aspetti da quello specifico evento.
Una convention sui 50 anni di attività con i soci può essere molto diversa da un viaggio premio o da una cena estiva per festeggiare un obiettivo raggiunto. Eppure a parlare può essere sempre la stessa azienda. Scegliere lo stile, quindi, è il passaggio fondamentale per poi definire la location, l’intrattenimento, la comunicazione e così via.

4. Come organizzare un evento profittevole: dai un budget

Quanto costa organizzare un evento? Non c’è una risposta predefinita ma sei tu a deciderlo.

Molti pensano che non dare un budget permette di ottenere un prezzo più basso. In verità definire un budget è una bussola importante per un’agenzia che organizza eventi, che potrà fare una selezione più accurata e non farti perdere tempo.

Ad esempio, se non ritieni opportuno investire in location molto lussuose, comunica un budget prefissato e l’idea che hai in mente: in questo modo l’agenzia potrà cercare direttamente delle soluzioni adatte alle tue esigenze. E se hai un budget illimitato? Dillo e vedrai che le proposte saranno all’altezza dei tuoi sogni!

5. Scegli un’agenzia di organizzazione eventi aziendali

Qual è il processo giusto da seguire nell’organizzazione di eventi aziendali? Che tu abbia un team strutturato oppure no, affidarti a un’agenzia di organizzazione eventi è sempre la scelta migliore.

Un buon partner, infatti, è un’agenzia affidabile che ha esperienza nel settore e che ti saprà guidare facendoti risparmiare tempo e denaro in ogni fase del progetto.

Stai cercando quel partner? ACX organizza eventi e congressi dal 1991 e ha perfezionato, negli anni, l’approccio Imagined.Done per organizzare eventi aziendali di successo in 5 step. Clicca qui per scoprire i nostri servizi e contattaci.

 

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