Come organizzare un evento ECM? I soggetti in campo

La Formazione Continua in Medicina è ormai un must per ogni convegno/congresso del settore. Tutti gli organizzatori – per quanto importante sia la tematica affrontata – hanno a cuore che almeno parte del loro evento rientri sotto la voce “ECM” con la conseguente assegnazione dei crediti formativi per i medici che vi partecipano.

Il motivo è abbastanza intuitivo: se ci sono due convegni interessanti, uno che dà anche crediti formativi e uno no, quale sceglierà il medico? Dal momento che non può permettersi di andare a entrambi (dovendo anch’egli lavorare!), è molto probabile che scelga l’evento che oltre ad aggiornarlo sulle ultime ricerche gli fornisca anche crediti formativi ECM, cioè riconosciuti dal Ministero della Salute e tra l’altro obbligatoria!

L’obbligo di formazione continua è stato introdotto nel 2002 dal Ministero della Salute e 6 anni dopo delegato all’Age.na.s, che gestisce, verifica e monitora il buon funzionamento degli eventi ECM.

Chi può organizzare un evento ECM?

I provider ECM. Si tratta di enti pubblici e privati, che vanno dalle università, ai cnr, alle fondazioni scientifiche, associazioni professionali del settore fino a società e agenzie private, purché abbiano una struttura con un’organizzazione stabile

Ai provider spetta l’onere della formazione. Devono essere in grado di mettere insieme un comitato scientifico all’altezza degli argomenti che verranno trattati, scegliere relatori dal curriculum adeguato, ricercare gli sponsor, occuparsi dell’accreditamento dell’evento.

E laddove non è in grado di occuparsene direttamente, deve identificare il PCO che si occupi della segreteria organizzativa e di tutta la logistica dell’evento.

Come si diventa provider ECM?

Ogni soggetto che rientra nelle categorie ammesse, per diventare provider deve fare richiesta di accreditamento alla Commissione Nazionale per la Formazione Continua oppure alle Regioni/Province autonome. Tale accreditamento (inizialmente provvisorio, dopo almeno un anno può essere reso definitivo) prevede l’iscrizione all’Albo dei Provider ECM e certifica la capacità e l’abilitazione di tale soggetto a realizzare attività formative idonee per l’ECM individuando e attribuendo direttamente crediti agli eventi formativi e rilasciando il relativo attestato ai partecipanti (Ref: sito www.agenas.it )

Il ruolo del PCO nell’organizzazione dell’evento ECM

Per un PCO, organizzare un evento ECM è a tutti gli effetti come organizzare un qualsiasi evento, dal momento che tutte le pratiche, la ricerca sponsor, relatori, ecc è in mano al provider.

Sicuramente occorrerà qualche attenzione in più nella ricerca delle hostess, che abbiano magari già esperienza nel settore ECM a causa della varietà di documenti, questionari ecc da sottoporre ai partecipanti.

Il vero punto dolente, sebbene supportati dal provider, può essere la location. A livello ministeriale non ci sono particolari vincoli alla location, ma più spesso sono i codici etici degli sponsor, che esigono ristrettezze sulla scelta di location e attività non formative all’interno dell’evento.

Le location non devono lasciare adito al dubbio che l’evento sia una scusa per portare dei medici in vacanza, nella speranza di ottenerne i favori. Per questo spesso sono le case farmaceutiche le più severe sotto questo punto di vista.

Quindi niente mare d’estate né località sciistiche d’inverno, niente dimore storiche o di charme, niente centri benessere né hotel 5 stelle.

Fortunatamente nel nostro Paese non manca l’imbarazzo della scelta, anche con queste ristrettezze.

Le beghe sono tutte del Provider

Già il compito più duro è sicuramente questo! Il peso di organizzare un evento ECM ricade sempre sulle spalle del provider!

Oltre tutto l’impegno per definire un programma scientificamente adeguato (sapendo poi che ogni medico compilerà un questionario di soddisfazione), trovare i luminari adatti, organizzare la scaletta, determinare crediti e accreditare l’evento, cercare sponsor con cui stringere contratti che rispettino le regole ECM (contratti stretti attraverso il PCO), accertarsi che la comunicazione dell’evento rispetti le regole (ad esempio gli sponsor o i nomi di farmaci non devono comparire nel programma, nelle relazioni, nemmeno nell’aula dove avviene il convegno, mentre hanno a disposizione diverse postazioni adibite proprio a fine promozionale). Infine come per il PCO, la regola del “studia e guai se ti svaghi” vale anche per il programma: vietato parlare di musei, uscite alla scoperta del territorio o di città d’arte, contemporaneità con grandi mostre, cene di gala, serate danzanti, pomeriggio in piscina e chi più ne ha più ne metta!

Meno male che il coffe break è ammesso!!

Quindi: programmi strettamente formativi, guai a lasciarsi andare o perdi lo sponsor (cosa assai problematica, non credete?!)

Dopo di che occorre occuparsi dell’assegnazione concreta dei partecipanti che hanno presenziato per il numero minimo di ore richieste, rendicontazione giocata con altri due soggetti: PCO e sponsor.

Organizzare un convegno ECM: la soluzione ideale

In base all’esperienza di ACX, la soluzione ideale è che Provider e PCO coincidano. L’esperienza organizzativa del PCO è una risorsa grandissima per chi deve organizzare, che si tratti di logistica o di un programma scientifico. Un’unica struttura con entrambe le caratteristiche assume più velocemente esperienza, perché sono numericamente maggiori gli eventi organizzati (non limitandosi a un settore ristretto della medicina). Inoltre negli anni, i PCO che sanno fare i PCO, creano una rete di rapporti con luminari e società mediche di grande rilevanza, creandosi una vera e propria banca di consulenti, che gli permettono di diventare sempre più in grado di entrare nel merito del programma scientifico e di identificare i relatori più idonei, conoscendo di tutti già il curriculum, le diponibilità, le qualità oratorie, ecc. Questo database permette di velocizzare la trasmissione di documenti per l’accreditamento dell’evento, in quanto molti sono già in possesso. Lo stesso vale per il rapporto con gli sponsor, dei quali si conoscono le esigenze, gli interessi e la sensibilità, rendendo più facile e veloce la richiesta di sponsorizzazione dell’evento.

Infine, un solo soggetto che tiene le fila scientifiche e organizzative riduce notevolmente le incomprensioni e i disguidi, semplifica anche gli aspetti logistici e amministrativi, eliminando la triangolazione Provider – PCO – Sponsor della rendicontazione dell’evento.