Prove tecniche di primavera, il primo caldo che arriva, la natura che inizia a risvegliarsi e a gettare le prime gemme della nuova stagione…che voglia di uscire di casa e stare all’aria aperta!

Quale momento migliore quindi per organizzare un bell’evento en plein air e portare i vostri colleghi e clienti fuori dagli uffici? Stacchiamoci per una giornata da scrivanie e luce artificiale, e uniamo l’utile al dilettevole allestendo un meeting aziendale in mezzo alla natura!

Iniziata nel nord Europa, la moda degli open-air party si sta diffondendo anche in Italia, dove presentazioni di brand e inaugurazioni hanno cominciato a popolare gli spazi verdi delle nostre città. Il vantaggio di un evento open-air è che permette soluzioni creative impossibili in un contesto diverso da quello tradizionale. E non è così semplice come portare in giardino il tavolo del buffet. Volete provare a fare qualcosa di diverso dal solito? Ecco alcune idee creative per rendere indimenticabile il vostro evento all’aperto, che sia congresso, meeting, conferenza stampa, evento promozionale o di team building.

Innanzitutto partiamo dalle basi. Come ogni convegno, meeting o congresso che si rispetti, dobbiamo occuparci di:

  • Location & Allestimento
  • Catering
  • Sicurezza
  • Foto e video
  • Permessi
  • Logistica per gli ospiti
  • Inviti

La location è sempre fondamentale, ma in un evento all’aperto diventa forse ancora più essenziale trovare quella giusta, che venga incontro alle esigenze dell’azienda, degli ospiti e degli sponsor. Abbiamo molta libertà e il vantaggio è quello di poter fare colpo sui nostri clienti: quindi spazio alla fantasia! Anche se l’evento è di alto profilo, non dobbiamo avere paura di sperimentare allestimenti nuovi e insoliti, giocando con colori sgargianti  e con materiali innovativi, creando l’atmosfera giusta con un mix di professionale e amatoriale. L’importante è che il nostro evento metta a loro agio gli invitati, diventi memorabile e si imprima nella memoria dei partecipanti.

Organizzare un evento, però, non ha come fine il mero divertimento, ma oggi più che mai sta diventando è un vero e proprio strumento di comunicazione, che consente di metterci in contatto diretto con i nostri clienti, potenziali dealers e spettatori, divulgando senza intermediazioni i valori di un marchio o di un’azienda. Per questo è importante che ogni scelta nell’organizzazione dell’evento, dalla location al menù, si inserisca sullo stesso binario e sia coerente con il messaggio che vogliamo comunicare.

Per esempio, possiamo scegliere di realizzare il nostri eventi in modo ecosostenibile e valorizzando il territorio, selezionando un catering a chilometro zero e coinvolgendo i piccoli produttori locali. Invece del solito buffet, possiamo organizzare il catering come uno dei tanti mercatini gastronomici che si tengono nel fine settimana, con i prodotti tipici offerti direttamente dal produttore al consumatore.

Possiamo anche adottare un stie più ludico e giocoso del normale, prevedendo anche l’inserimento di questi elementi:

  • Fuochi pirotecnici
  • Live Music
  • Dj Set
  • Intrattenimento

A seconda del budget, si possono scegliere le soluzioni più stravaganti e dare all’evento un’impronta a tema, come allestire le aree destinate ai pasti in forma di giostre vecchio stile, oppure suggerire il tema in modo più sfumato, noleggiando per i coffee-break uno dei tanti carretti dei gelati o dei pop-corn, che ancora oggi mantengono il design tipico dei film americani degli anni Cinquanta.

Organizzare eventi all’aria aperta può portare solo vantaggi. Crea uno stacco dall’ambiente di lavoro dando la sensazione di aver preso una pausa, allentando i nervi e creando una migliore disposizione d’animo nei partecipanti. Ossigena il cervello, evitando la sonnolenza tipica dei meeting al chiuso, e stimola il pensiero laterale: quante nuove idee possono sorgere solo grazie ad un cambio di lacation!

Cosa aspettiamo quindi? Largo alla fantasia e tutti fuori dagli uffici!